O envio de dados pelo eSocial já é obrigatório para diversas empresas. Aquelas com faturamento inferior a R$ 78 milhões no ano base de 2016 começaram o processo em julho de 2018. Os órgãos públicos, por sua vez, deverão iniciar em janeiro do próximo ano. Nesse mesmo período, empregadores que são pessoas físicas, microempresas individuais (MEIs) com empregados e demais CNPJs iniciarão algumas etapas de lançamento predeterminadas. 

Até o final de 2019, a previsão é de que cada operação dentro da organização que envolva o fato gerador de um trabalhador – tais como admissão, atestado, alteração contratual e desligamento – se transformará em um evento a ser transmitido via webservice dentro de critérios e prazos legais. 

Criado para unificar o envio de informações através de uma plataforma online, o eSocial integra todos os órgãos no maior sistema de controle de renda e fiscalização social já existente. Apesar de muitas pessoas confundirem-no com um novo regime tributário, trata-se apenas da unificação das informações trabalhistas. Ou seja, trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas em um único local. 

Após a conclusão da primeira etapa de implantação, que envolveu as 13.115 maiores empresas do Brasil, as falhas apresentadas foram corrigidas. Houve adaptações nos procedimentos de contratação e um planejamento maior para o prazo do fechamento da folha de pagamento, além do saneamento de dados de todos os funcionários, até mesmo daqueles que estão em fase de pré-admissão. 

Por isso, a organização das informações dos colaboradores está entre os itens que mais demandam tempo e trabalho. O cadastro pede uma série de informações que, muitas vezes, as empresas não possuem ou estão desatualizadas, como endereço, formação acadêmica e estado civil. Devemos partir de um pressuposto: todos os dados lançados no sistema se tornam públicos e acessíveis aos órgãos fiscalizadores a um único clique. Um lançamento errado necessitará de autorização para ser alterado. 

Portanto, a empresa que estiver entrando no novo regime deve, em um primeiro momento, focar na revisão cadastral. É preciso conferir os números de RG de cada um dos funcionários, o órgão emissor do documento, o número do PIS, verificando também se todos os documentos trazem o mesmo nome. Qualquer erro de cadastro irá barrar o lançamento do trabalhador no sistema. O mesmo se aplica em relação aos CPFs irregulares: os profissionais cairão na “malha fina” do eSocial, não permitindo seu registro. Como não há contratação com data retroativa, a pessoa terá de aguardar a regularização para poder começar a trabalhar. 

Além disso, a admissão deve ser feita um dia antes do início das atividades, enquanto a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) tem de ser emitida no primeiro dia útil após o ocorrido. Em caso de morte do funcionário, precisa ser informada imediatamente, inclusive se ocorrer em finais de semana ou feriados. A prorrogação do contrato de experiência, por sua vez, deve ser lançada exatamente no último dia do contrato anterior. E mais: as rubricas dos contracheques hoje são criadas para facilitar a compreensão de empregados e empregadores. Com o eSocial, porém, somente poderão ser lançadas aquelas permitidas pelo sistema. 

Devido a tudo isso, o eSocial obrigará as empresas a se organizarem. Somente uma estrutura de governança interna bem gerenciada poderá garantir a correção das informações e o cumprimento das normas trabalhistas – e, assim, evitar punições graves. Por todos os ângulos que se analise, é imprescindível que o setor empresarial esteja atento para a implementação das diretrizes o quanto antes.